Responsabilidad de la dirección
Registro de revisiones
- Versión: 2 – Fecha: 30/11/04 – Detalle: Se incluyen responsables de calidad de PS y TT en anexo 2, se incluye periodicidad anual para la Revisión por la Dirección en el punto 5.6, se modifica el punto 5.2 (satisfacción y detección de necesidades de las partes interesadas).
- Versión: 3 – Fecha: 23/02/06 – Detalle: Actualización del Organigrama de la Institución y del Listado de Responsables del Sistema. Agregado de la nueva Política de Calidad de la IMRN. En 5.6.1 se agregan todos los puntos sobre los que se trabaja en la Revisión por la Dirección.
- Versión: 4 – Fecha: 26/02/07 – Detalle: Aprobación del organigrama por la Junta Departamental. Inclusión de Archivo Fray Bentos y Dirección de Turismo (5.5.1). Listado de responsables (Anexo 2).
5.1 – Compromiso de la dirección
La Alta Dirección esta comprometida con el Sistema de Gestión de Calidad y la búsqueda permanente de la eficacia y eficiencia de su sistema. La Dirección está abocada a lograr los objetivos establecidos frente a los Clientes, Proveedores, Sociedad y Funcionarios de la Institución, definiendo la estructura de la misma y los procesos internos. La Dirección analiza y evalúa sistemáticamente los resultados alcanzados y establece las acciones adecuadas para lograr los objetivos planteados, poniendo a disposición todos los recursos necesarios para ello.
5.2 – Enfoque al cliente
Desde su creación, la Institución se orienta a las necesidades de sus clientes cumpliendo con el mandato constitucional y demás normativas aplicables. La Dirección fomenta y apoya todas las iniciativas que ayuden a determinar sus necesidades y satisfacerlas. La Institución está abierta a quejas y sugerencias de los Clientes. La evaluación de los reclamos externos es parte de los indicadores de calidad de la Institución y su evolución se analiza durante la Revisión por la Dirección.
Una fuente de información para la Institución son las encuestas a los clientes (ver capítulo 8.2.1 de este Manual).
La medición de la satisfacción de los clientes puede realizarse a través de los reclamos que ellos plantean y las encuestas que se realizan a los mismos (ver capítulo 8.2.1 de este Manual).
5.3 – Política de calidad
La Dirección de la INTENDENCIA MUNICIPAL DE RÍO NEGRO, consciente de la importancia de comunicar las Políticas de la Institución, ha definido y documentado la Política de Calidad, como elemento guía de las acciones de todos los integrantes de la Institución. Se desprenden de ella las estrategias y objetivos para sus Clientes, Funcionaros, Proveedores y la Sociedad.
La Política de Calidad es generada y aprobada por el Intendente Municipal de la IMRN. La definición de la Política de Calidad se adapta siempre a los cambios de la Institución. Tiene en cuenta la Visión, Misión y Valores de la Intendencia; así como sus expectativas, realidades y lineamientos de la Sociedad. La Política de Calidad es comunicada a toda la Institución como copia en papel por el Representante de la Dirección. La comunicación de la política de calidad, se realiza a todos los funcionarios en forma de cascada, según lo previsto en el PR.CC.10 “Difusión de Políticas y Objetivos de Calidad”.
La Institución asegura que la Política de Calidad es entendida, implantada y mantenida en todos los niveles de la Institución, a través del siguiente procedimiento:
- Difusión en “cascada”, comenzando con reuniones del Representante de la Dirección con el Comité de Calidad y luego, cada uno de los miembros del Comité de Calidad difunde la Política en su Dirección / Área de responsabilidad en la Intendencia.
- Difusión a través de la distribución de copias de la misma a todos los funcionarios (copia física o informática).
- Cursos de temas de calidad, donde se difunde también la Política de Calidad.
- Charlas generales de difusión, donde el Representante de la Dirección se dirige a todos los funcionarios de la Intendencia.
- Visitas del Representante de la Dirección a las diferentes Direcciones/Áreas de la INTENDENCIA MUNICIPAL DE RÍO NEGRO.
- Comunicación a los nuevos funcionarios, según lo previsto en el PR.RH.01 “Recursos Humanos” y en el punto 6.2.1 del presente Manual.
- Colocación de la Política de Calidad en carteleras o cuadros, en lugares adecuados de las diferentes dependencias de la IMRN.
Todo el personal del Sistema de Gestión de Calidad debe cumplir con los principios incluidos en la Política de Calidad.
La Dirección vela por el cumplimiento de la misma y su evaluación se realiza en las auditorías internas, en las revisiones por la Dirección y en el seguimiento día a día que realiza.
En la Revisión por la Dirección, se evalúa además la eficacia de la política de calidad, es decir, su aplicabilidad a la Institución. Si es necesario se revisa y adecua a las necesidades. La efectividad de esta difusión se evalúa en las auditorias internas de calidad y a través de encuestas a todo el personal.
INTENDENCIA MUNICIPAL DE RÍO NEGRO
Visión
Ser un Gobierno Departamental que integrado a todo el Departamento posicione a Río Negro como centro de la integración y el desarrollo de la región, incentive y articule actividades económicas competitivas y promueva la satisfacción y la mejor calidad de vida de sus habitantes.
Misión
Ser una Intendencia que dentro del marco legal vigente y en un ámbito de transparencia, información, justicia, respeto y participación:
- Sea la caja de resonancia de todos los temas que involucran a la población del Departamento.
- Apoye y promueva la educación y la cultura.
- Brinde servicios de calidad.
Política de calidad
Disponer de funcionarios que siendo conscientes de ser un eslabón de una cadena, estén comprometidos con las responsabilidades de sus cargos y al servicio de la comunidad, participando activamente y en un ambiente motivador para la realización de sus tareas.
Atender las demandas de la comunidad siendo articuladores de las soluciones ante las distintas instituciones y organizaciones que correspondan y a la vez brindando servicios eficaces y eficientes.
Lograr relaciones beneficiosas con nuestros proveedores.
Mejorar continuamente nuestro Sistema de Gestión de Calidad.
Dr. Omar Lafluf
Intendente Municipal
14 de Octubre de 2005
5.4 – Planificación de la calidad
5.4.1 – Objetivos de la calidad
A los efectos de poder realizar un seguimiento del avance de la Institución hacia su Política de Calidad planteada, el Comité de Calidad, cuya constitución y funcionamiento está regulado por el PR.CC.07 “Funcionamiento del Comité de Calidad”, define Objetivos de Gestión. A su vez, en los Grupos de Mejora (regulado por el PR.CC.09 “Procedimiento para el Funcionamiento de los Grupos de Mejora”) de cada Dirección/Área se despliegan dichos objetivos, a los que se le suman los objetivos propios de los procesos desarrollados en ellas. Todos los objetivos están vinculados a indicadores, metas, plazos para su cumplimiento, responsables por el mismo y acciones necesarias para lograrlos.
Los Objetivos de Gestión son propuestos por el Representante de la Dirección y las metas relacionadas, son revisadas por el Comité de Calidad. Los objetivos de gestión y las metas relacionadas a los mismos son aprobados por el Intendente Municipal. Los objetivos y metas propios de cada proceso, son propuestos a la Dirección por el Responsable de Calidad de cada Dirección y aprobados por el Director. El Coordinador de Calidad y los Responsables de Calidad realizan una planificación para alcanzar las metas establecidas. Dicha planificación se registra en las matrices de Objetivos de Gestión y por Procesos.
Los Responsables de Calidad de cada Dirección comunican a los funcionarios de las mismas, los objetivos, metas y plazos definidos. Los responsables de los procesos correspondientes velan por el cumplimiento de los mismos en el plazo definido. Los funcionarios que realizan un determinado proceso, desempeñan sus tareas con la finalidad de cumplir con las metas definidas.
Las Matrices de Objetivos de Gestión y de Procesos se revisan periódicamente en los Grupos de Mejora (GDM) y en el Comité de Calidad (CDC), según corresponda, de acuerdo a lo establecido en los procedimientos PR.CC.07 “Funcionamiento del Comité de Calidad” y PR.CC.09 “Procedimiento para el Funcionamiento de los Grupos de Mejora”.
5.4.2 – Planificación del Sistema de Gestión de Calidad
La INTENDENCIA MUNICIPAL DE RÍO NEGRO ha establecido procedimientos documentados, que permiten la planificación de la calidad para satisfacer los requisitos establecidos para los servicios que presta. La planificación consiste en:
- La identificación de los procesos a llevar a cabo y las características a cumplir por los mismos, de forma de satisfacer las expectativas de los Clientes.
- El despliegue de las metas globales de la institución a metas para cada proceso, de forma de controlar los mismos en concordancia con la Política de Calidad.
- La preparación de Planes de Calidad - descripción de los procesos identificados como necesarios por medio de diagramas de flujo -, en los que se definen además responsables de cada paso del proceso, documentos aplicables, registros necesarios, interacciones y puntos a controlar para un buen desempeño del proceso y en Procedimientos, según corresponda.
- La identificación de controles en etapas apropiadas de la realización de los distintos procesos.
- La asignación de los recursos necesarios para llevar a cabo todos los procesos identificados. De forma periódica, la Dirección analiza la adecuación de los recursos, a través de la Revisión por la Dirección y al establecer el Presupuesto Quinquenal y las Ampliaciones Presupuestarias.
- La capacitación de todo el personal, de manera que sean capaces de operar los procesos eficientemente.
- El establecimiento de registros de calidad que aseguren una adecuada trazabilidad.
Responsabilidad, autoridad y comunicación
5.5.1 – Responsabilidad y autoridad
La estructura organizativa de la INTENDENCIA MUNICIPAL DE RÍO NEGRO está representada en el ANEXO 1 de este capítulo, que muestra las interrelaciones y autoridad del personal involucrado en las actividades que afectan a la calidad de los servicios. El organigrama que allí se presenta es el que ha sido definido por las actuales autoridades municipales. El mismo implica cambios menores en relación a los nombres de algunas Direcciones y Departamentos cuyos procesos están incluidos en el Sistema de Gestión de Calidad, razón por la cual se han mantenido en el presente Manual de Calidad los nombres habituales con los cuales dichas Direcciones y Departamentos son conocidos. Asimismo para estas Direcciones y Departamentos se mantienen las mismas relaciones de dependencia con la Alta Dirección que la que tenían en el organigrama anterior. El presente organigrama se encuentra también aprobado por la Junta Departamental.
En el ANEXO 2 se establece el listado de responsables.
Se establecen en esta sección las responsabilidades de los cargos de decisión dentro de la INTENDENCIA MUNICIPAL DE RÍO NEGRO, sin perjuicio de otras responsabilidades que se les asignan en otros capítulos de este manual y documentos relacionados.
- A) Intendente Municipal
– Aprueba la Política de Calidad, los Objetivos e Indicadores de Gestión, el Manual de Calidad y demás elementos de la Planificación Estratégica.
- B) Representante de la Dirección
– Responsable por la Difusión de la Política de Calidad y los Objetivos al Comité de Calidad. Por convocar a la reunión de Revisión por la Dirección.
– Realiza el seguimiento del Sistema de Gestión de Calidad a través de las mediciones y análisis realizados por el Comité de Calidad.
– Fija las acciones de políticas y de asignación de recursos para implementar lo definido en la Política de Calidad.
– Es responsable por la implementación del Sistema de Calidad.
– Es responsable por la aprobación de las revisiones del sistema y de las acciones a tomar o de proponer nuevas acciones.
– Asegura que el personal no esté sujeto a ninguna influencia que pueda afectar el juicio técnico o el resultado de su trabajo.
– Aprueba el Manual de Calidad.
En el establecimiento del sistema de calidad es responsable por:
– Aprobar los documentos del Sistema de Calidad y sus revisiones.
– Difundir los principios de la Política de Calidad.
En el mantenimiento y mejora del sistema de calidad, es responsable por:
– Decidir la realización de revisiones extraordinarias del Sistema de Calidad.
– Informar al Comité de Calidad del estado de cumplimiento del Sistema de Calidad.
– Coordinar la evaluación de las no-conformidades y proponer acciones correctivas y preventivas al Comité de Calidad.
- C) Coordinador de Calidad
En el establecimiento del sistema de calidad, es responsable por:
– Elaborar, revisar y actualizar el Manual de Calidad.
– Coordinar y asesorar en el establecimiento de los procedimientos del Sistema de Calidad y su documentación.
– Distribuir los Documentos del Sistema y el Manual de Calidad.
En el mantenimiento y mejora del Sistema de Calidad, es responsable por:
– Proponer al Representante de la Dirección la realización de revisiones extraordinarias del Sistema de Calidad.
– Identificar, registrar e informar al Representante de la Dirección de problemas de calidad.
– Coordinar auditorías internas y la revisión del Sistema de Calidad.
– Presentar al Representante de la Dirección la información necesaria para realizar la revisión del sistema.
– Coordinar el entrenamiento en herramientas generales de gestión de calidad.
– Controlar, revisar y actualizar los documentos del sistema.
– La realización y evaluación de la Encuesta anual, junto al Responsable de Recursos Humanos, sobre comprensión de la Política y Objetivos de Calidad.
– Preparar el borrador de Informe para la Revisión y elaborar el Informe de la reunión de Revisión.
– Participar directamente o a través de un representante, en los Grupos de Mejora, propios de las direcciones, que se pudieren crear, en carácter de miembro permanente.
– Convocar a las reuniones del Comité de Calidad (CDC) en nombre del Representante de la Dirección.
– Preparar el orden del día de las reuniones del CDC, mantener informes de dichas reuniones y gestionar la aprobación de los mismos.
- D) Responsables de Procesos
Son responsables de:
– Verificar que se adopten los procedimientos necesarios para asegurar la calidad y que éstos se revisen y actualicen.
– Proponer al CDC las metas a alcanzar en cada proceso, y gestionar los recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de calidad en el mismo.
– Coordinar, junto al Responsable de Calidad, las actividades que requieran la intervención de más de un área, asegurándose que se cumplen completamente los requerimientos de los Clientes.
– Identificar y registrar problemas de calidad.
– Asegurar la calidad de los procesos que operan.
– Participar en el Grupo de Mejora como miembro permanente (o designar un sustituto para ello).
– Asignar, dentro de cada proceso, las responsabilidades de ejecución y supervisión de cada tarea, asegurando que la asignación se realice en base a las competencias de cada funcionario.
– Redactar los documentos de calidad del proceso de acuerdo a las directivas de los Documentos del Sistema relevantes.
– Asegurar la disponibilidad y el fácil acceso a la documentación de calidad relacionada con el proceso.
– Asegurar que los procesos a su cargo sean llevados a cabo de acuerdo a los documentos correspondientes.
– Controlar, revisar y actualizar la documentación del proceso, de modo de asegurar su efectividad y eficiencia.
– Llevar los registros de calidad que demuestren el cumplimiento del Sistema de Calidad, siguiendo las directivas de este procedimiento.
– Relevar las necesidades de capacitación de los empleados a su cargo, teniendo en cuenta la Política de Calidad de la Institución y los objetivos establecidos para su área o proceso y elevarlas al Responsable de Recursos Humanos.
- E) Grupo de Mejora (GDM)
Los Grupos de Mejora de procesos son responsables por el control y la mejora operativos del proceso cliente - cliente al que son asignados. La integración, funcionamiento y responsabilidades de los distintos GDM de procesos, se definen en el procedimiento PR.CC.09 “Procedimiento para el Funcionamiento de los Grupos de Mejora”.
- F) Directores/Responsables de Direcciones - Áreas de la INTENDENCIA MUNICIPAL DE RÍO NEGRO:
Los Directores / Responsables de las distintas Direcciones / Áreas, son responsables por:
– Designar a los integrantes de los grupos de mejora (GDM) que operan en su Dirección / Área.
– Participar en los grupos de mejora de procesos que operan en su Dirección/Área o designar un representante para ello.
– Asignar, dentro de la Dirección/ Área, las responsabilidades de ejecución y supervisión de cada tarea, asegurando que la asignación se realice en base a las calificaciones profesionales de cada funcionario.
– Asegurar que las actividades en las direcciones / áreas a su cargo sean llevadas a cabo de acuerdo a los documentos correspondientes.
– Aprobar los objetivos de procesos que serán presentados al Comité de Calidad.
- G) Responsables de Calidad de las Direcciones/Áreas
Son responsables por:
– Asegurar la calidad de la Dirección / Área que operan.
– Participar en los grupos de mejora de procesos (GDM) que se operan en la Dirección/Área.
– Redactar los documentos de calidad de acuerdo a las directivas de los Documentos de Sistema relevantes.
– Asegurar la disponibilidad y el fácil acceso a la documentación de calidad relacionada con la Dirección/ Área.
– Controlar, revisar y actualizar la documentación de la Dirección / &Aaucte;rea, de modo de asegurar su efectividad y eficiencia.
– Llevar los registros de calidad que demuestren el cumplimiento del Sistema de Calidad siguiendo las directivas de este manual.
– Identificar y registrar problemas de calidad.
– Elaborar el informe de la Dirección / Área sobre los distintos elementos de entrada para la revisión por la dirección y remitir dicho informe a la Coordinación de Calidad.
Los Responsables de las Áreas de Apoyo incluidas en el Sistema de Gestión de Calidad, son a la vez Responsables de Calidad de las mismas.
- H) Comité de Calidad
El ComitÉ de Calidad tiene por objetivos:
– Administrar la implementación e implantación de la Política de Calidad, a través del control y análisis de los indicadores de calidad.
El Comité de Calidad es responsable de:
– Revisar las metas de los objetivos de gestión para ser aprobados por el Intendente.
– Proponer las modificaciones en la Política de Calidad para su aprobación por el Intendente Municipal.
– Asignar objetivos de calidad para los procesos de las Áreas.
– Definir los indicadores de Gestión de Calidad según lo indicado en el PR.CC.11 “Revisión por la Dirección”.
– Realizar las revisiones del Sistema de Calidad.
– Proponer a la Dirección la asignación de los recursos necesarios para llevar a cabo la Política y los Objetivos de Calidad, a través del Presupuesto Quinquenal y sus respectivas Ampliaciones Presupuestarias.
– Promover, coordinar y controlar la implementación e implantación de la Política de Calidad a través del control y análisis de los indicadores de Calidad, incluyendo además el análisis de las Acciones Correctivas, Preventivas y De Mejora.
El funcionamiento del Comité de Calidad está regulado por los procedimientos PR.CC.07 “Funcionamiento del Comité de Calidad” y PR.CC.11 “Revisión por la Dirección”.
- I) Recursos Humanos
Es responsable de:
– La selección de personal mediante concurso interno y concurso público.
– Realizar la inducción general al personal nuevo.
– Llevar adelante el proceso de formación del personal, realizando la coordinación, ejecución y seguimiento de las actividades de capacitación.
– Evaluar, junto al superior inmediato del funcionario capacitado, la efectividad de las capacitaciones brindadas.
– Llevar adelante el proceso de formación del personal.
– Mantener los legajos del personal.
– Realizar la encuesta anual sobre comprensión de la Política y Objetivos de Calidad.
– Elaborar un Informe Anual de Capacitación (según lo expresado en el PR.RH.01 “Recursos Humanos”) para ser elevado al Representante de la Dirección, para ser tenido en cuenta en la Revisión anual del Sistema de Gestión de la Calidad.
– Elaborar un Borrador del Plan Anual de Capacitación para ser presentado al Representante de la Dirección.
- J) Compras
Es responsable de:
– La gestión y contratación de productos y servicios.
– La evaluación de proveedores externos de productos y servicios críticos.
– Proveer en forma oportuna y de la calidad requerida, los productos y servicios solicitados por las Direcciones / Áreas, en base a la disponibilidad de recursos.
– El almacenamiento y la entrega a pedido de una Dirección / Área, de los materiales de stock.
- K) Archivo
Es responsable de:
– Recibir los documentos remitidos al Archivo Fray Bentos por parte de las distintas Direcciones/Áreas.
– Conservar los documentos ubicados en el archivo.
– Buscar los documentos en Archivo que sean solicitados por las distintas Direcciones/Áreas.
- L) Juntas Locales
– Apoyar la ejecución de los procesos de las Direcciones.
- M) Dirección de Tránsito - Transporte
La dirección de Tránsito y Transporte es responsable, entre otros, de:
– Recibir y procesar las solicitudes por parte de la comunidad para la realización de los registros vehiculares. Entre ellos se encuentran: empadronamientos, re-empadronamientos, transferencias, cambio de características, etc.
– Efectuar las inspecciones correspondientes para llevar a cabo los registros vehiculares.
– Recibir y procesar las solicitudes de los clientes respecto a los registros de conductor (Libreta de conducir).
– Efectuar las evaluaciones teóricas y prácticas para proporcionar la Libreta de conducir.
– Revisar los registros correspondientes para efectuar antecedentes vehiculares y de conductores.
– Efectuar los duplicados de los registros vehiculares y de conductor.
– Expedir las Contestaciones de Expedientes, Reclamos, Oficios y Notas en General. provenientes de Of. Central, Of. Regularizadora o Secretaría.
– Efectuar Bajas de motor, Depósito de chapas, Levantamiento de chapas, Concesión de chapa de permiso, entre otros.
- N) Dirección de Políticas Sociales
La Dirección de Políticas Sociales es responsable, entre otros, de:
– La realización del trámite de Canastas (Programa Alimentario Nacional).
– Efectuar el registro de los servicios de higiene de población carenciada, que incluyen desratización, barométrica, entrega de hipoclorito de sodio y fumigación y darles el curso correspondiente.
– Efectuar el trámite para otorgar la tarjeta alimentaria (servicio de comedor).
– Registrar y sugerir los estudiantes a becar para los Hogares Estudiantiles.
– Registrar y sugerir a los estudiantes para el beneficio de Becas del Ministerio de Educación y Cultura.
- O) Departamento de Desarrollo
El Departamento de Desarrollo es responsable, entre otros, de:
– Efectuar el Arrendamiento de Maquinaria Agrícola para laboreos, siembra y tajamares, incluyendo al operario para el manejo de la misma.
– Efectuar el mantenimiento preventivo y correctivo, según corresponda, de algunos equipos.
- P) Dirección de Cultura
La Dirección de Cultura es responsable, entre otros, de:
– A través de Biblioteca Municipal, efectuar préstamos de libros para lectura en sala y a domicilio.
- Q) Dirección de Turismo:
La Dirección de Turismo es responsable, entre otros, de:
– Efectuar la Administración de Las Cañas.
– Proceder a la Atención de los Turistas que llegan al balneario Las Cañas.
– Gestionar en el balneario Las Cañas, la reserva de Bungalows, Sala de Convenciones y Camping.
- R) Los funcionarios de la INTENDENCIA MUNICIPAL DE RÍO NEGRO
Los funcionarios son responsables de identificar los problemas de calidad y las oportunidades de mejora, implementar soluciones para los mismos y verificar su efectividad. Se generan registros de estas actividades, ya sea como un reclamo, sugerencia (procesados según lo previsto en el procedimiento PR.CC.15 “Tratamiento de No Conformidades, Sugerencias y Otros” o como una acción correctiva, preventiva o de mejora y se los trata en este caso según el procedimiento PR.CC.08 “Acción Correctiva, Acción Preventiva y Acción de Mejora”.
5.5.2 – Representante de la Dirección
La Alta Dirección ha designado un Representante de la Dirección que tiene acceso directo a la misma y que posee independencia con respecto a otras responsabilidades en la Institución. De esta forma:
- Asegura que se establece, implementan y mantienen los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad;
- Informa a la Alta Dirección sobre el desempeño del Sistema y de las necesidades de mejora;
- Asegura que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del Cliente en todos los niveles de la Institución;
La función del Representante de la Dirección es realizada por el Director General de la Intendencia Municipal de Río Negro.
5.5.3 – Comunicación e información
5.5.3.1 – Información para la mejora de los procesos
La información para la mejora de los procesos se maneja en el Grupo de Mejora (GDM) y en el Comité de Calidad (CDC). Estos grupos son el ámbito de discusión donde se intercambia la información de un proceso a otro, se identifican los problemas comunes y se resuelven de común acuerdo las acciones a tomar para la mejora.
Las sugerencias de los funcionarios son canalizadas a través de los GDM o del CDC, según corresponda, a los efectos de asegurar el tratamiento de las mismas. Las resoluciones de dichos grupos (incluyendo las sugerencias de los funcionarios) son comunicadas a éstos, utilizando el mecanismo de cascada, en los casos que así lo ameriten y de acuerdo a lo definido en forma expresa por el CDC o los GDM.
5.5.3.2 – Información sobre Políticas y Objetivos de la Institución
La información sobre Políticas y Objetivos de la Institución, se transmite en la difusión del Sistema de Gestión de Calidad, la cual es realizada por el Representante de la Dirección, en las reuniones del Comité de Calidad, según el mecanismo en cascada documentado en el PR.CC.10 “Difusión de Política y Objetivos de Calidad”.
Las metas a alcanzar para cada proceso de la IMRN, se transmiten a través del despliegue de objetivos y metas realizado por el Representante de la Dirección para cada Proceso de la IMRN, según corresponda.
También se realizan reuniones entre el Representante de la Dirección y los funcionarios, a los efectos de completar la difusión del Sistema de Gestión de Calidad.
Una vez al año el Coordinador de Calidad junto al Responsable de Recursos Humanos, realizan una encuesta anual “Encuesta sobre la Política de Calidad y Objetivos”, que permita medir el conocimiento de la Política y Objetivos de Calidad y recibir retro-alimentación de los colaboradores en cuanto a la alineación de las acciones con la Política.
5.5.3.3 – Información sobre la Institución
El organigrama de la Institución expresa los canales primarios de comunicación interna que se utilizan en la organización, siendo responsabilidad de cada funcionario difundir al personal a su cargo la Política de Calidad, los objetivos de calidad y los medios que se utilizan para lograrlos (Anexo 1).
Se cuenta con un BOLETÍN INFORMATIVO (a cargo del Departamento de Prensa y Relaciones Públicas de la IMRN) el cual se confecciona diariamente, enviándose por correo electrónico, fax y otros con entrega personal a todos los medios de difusión del Departamento de Río Negro, radios AM y FM, emisoras de televisión (abierta y por cable) y periódicos, así como corresponsales destacados en el Departamento. También se envía a medios de la región (Mercedes y Paysandú) y de alcance nacional, así como a la Oficina de la Intendencia de Montevideo y al Club de Residentes de Río Negro. Asimismo se envía el Boletín a las Direcciones Municipales, Juntas Locales, Presidente y a cada una de las bancadas representadas en la Junta Departamental de Río Negro. En este boletín se informa de las actividades de la IMRN en todo el Departamento (obras, eventos que apoya, cursos de capacitación, becas, llamados a concursos, licitaciones, conferencias, conciertos, campeonatos, actividades que se organizan por las distintas Direcciones). También se apoya difundiendo actividades de otros organismos (educativos, culturales, artísticos, otras Intendencias).
El Departamento de Prensa y Relaciones Públicas de la IMRN también tiene a su cargo la organización de Conferencias de Prensa para lanzamiento e información de toda clase de eventos que realiza la IMRN así como otros organismos estatales o instituciones privadas a los que se apoya en su organización. Se mantiene publicidad contratada mensual en todos los medios de Río Negro: radios (AM y FM), emisoras de TV abierta y de cable y periódicos. En la misma, se publicitan los vencimientos tributarios, campañas educativas, sanitarias, promoción turística, eventos culturales, etc.
Se dispone de una cartelera ubicada en el hall del edificio central, la cual está a cargo del Departamento de Prensa y Relaciones Públicas de la IMRN, donde se coloca toda la información de interés para el público usuario de los distintos servicios y que concurre diariamente, renovándose permanentemente la misma. También se envía material para colocar en las carteleras ubicadas en Terminal de Ómnibus y Servicios Municipales.
5.5.3.4 – Difusión y Comprensión del Sistema de Gestión de Calidad
La difusión y comprensión del Sistema se asegura a través de:
- La divulgación de los documentos que lo describen en el Sistema Informático y en copia papel, según corresponda.
- Reuniones y talleres de difusión generales e internas en cada &Aaucte;rea / Dirección.
- Cursos de capacitación.
- Apoyo y consejo de los auditores internos durante y después de las auditorias.
- La participación de todo el personal en la redacción de los documentos del sistema, a través de sugerencias solicitadas por el Coordinador de Calidad, en la etapa de preparación y/o de revisión de los mismos (PR.CC.00 “Sistema de Normalización: Directrices” y el PR.CC.01 “Sistema de Normalización: Implantación, distribución, revisión y control de documentos”) o por los Responsables de Calidad de las Direcciones/&Aaucte;reas, según corresponda.
- La participación del personal directamente involucrado en la ejecución y aplicación de un documento.
- Las actividades de difusión realizadas por el Departamento de Prensa y Relaciones Públicas de la IMRN, a petición del Representante de la Dirección.
- Las reuniones de la Dirección con todo el personal de la Institución.
5.6 – Revisión por la Dirección
La Dirección de la Institución realiza la revisión anualmente del Sistema de Gestión de Calidad para asegurar su adecuación y eficacia, según el procedimiento PR.CC.11 “Revisión por la Dirección”.
5.6.1 – Información para la Revisión
A los efectos de una adecuada toma de decisiones acerca del Sistema de Gestión de Calidad se tiene en cuenta la siguiente información:
- Satisfacción de los Clientes Externos
- Nivel de Calidad
- No Conformidades
- Resultados de las Estrategias Planteadas
- Acciones Correctivas, Preventivas y De Mejora
- Auditorías de la Calidad
- Proveedores
- Nuevos Servicios o Procesos
- Capacitación
- Personal
- Indicadores Financieros
- Planes Futuros
- Adecuación de la Política de Calidad
5.6.2 – Resultados de la Revisión
Como resultados de la revisión se toman acciones tendientes a:
- la mejora del Sistema de Gestión de Calidad y de sus procesos
- la mejora de los servicios para satisfacer a los Clientes
- la asignación de los recursos necesarios incluyendo la competencia de las personas
En función del análisis realizado por comparación de los resultados con las metas establecidas, se realiza una revisión de los objetivos, metas, plazos y/o recursos con el propósito de mejorar continuamente. La instancia de Revisión está regulada por el PR.CC.11 “Revisión por la Dirección”. Los resultados de la revisión se registran en informes.
5.7 – Anexo 1: Organigrama de la INTENDENCIA MUNICIPAL DE RÍO NEGRO
Organigrama del Sistema de Gestión de Calidad
5.8 – Anexo 2: Listado de responsables
| Intendente Municipal (Alta Dirección) | Omar Lafluf |
| Representante de la Dirección (Alta Dirección) | J. C. González Arrieta |
| Coordinador de Calidad | Alfredo Irureta/Gabriela Gilardoni/Martín Gilardoni |
| Responsable de Calidad de PS | Berónica Berón |
| Responsable de Calidad de TT | Mario Strohvig – Fabián Barrios |
| Responsable de Calidad de DD | Sergio López |
| Responsable de Calidad de CT | María José Porro |
| Responsable de Calidad de Las Cañas | Felicia Espina |
| Director de Tránsito-Transporte | Gerardo Gazaniga |
| Director de Políticas Sociales | Rúben Di Giovanni |
| Director de Desarrollo | Alfredo Irureta |
| Director de Cultura y Educación | Beatriz Espina |
| Director de Turismo | Marcelo Linale |
| Responsable de Recursos Humanos | Carina Lancieri/Silvana Battó |
| Responsable de Compras | Lorena Nasso - Hernán Márquez |
| Responsable de Archivo | Nibya Mineto Solari |
| Director Administrativo | Carlos Mazzilli |
| Director de Hacienda | Cdor. Daniel Mela |
| Director del Departamento Jurídico | Mario Fonrodona |
| Responsable de Oficina de Prensa y Propaganda | René Boretto |
| Director de Servicios Municipales | Guillermo Bordoli |
| Secretario de la Junta Local de Young | Gustavo Meyer |
| Secretario de la Junta Local de Nuevo Berlín | Carlos Camelo |
| Secretario de la Junta Local de San Javier | Ramón Martinelli |
| Responsables de los Procesos de Registro Vehicular y Registro de Conductor de Tránsito y Transporte (Fray Bentos) | Mario Giusti – Mario Strohvig – Fabián Barrios |
| Responsables de los Procesos de Registro Vehicular y Registro de Conductor de Tránsito y Transporte (Young) | Juan Colman - Adriana Ferret |
| Responsables del Proceso Políticas Sociales : Programa Alimentario Nacional (Canastas) | Gladys Medrano |
| Responsables del Proceso de Políticas Sociales : Servicios de Higiene | Cristina Palmina |
| Responsables del Proceso de Políticas Sociales : Servicios de Comedor (Tramitación de Tarjeta) | Berónica Berón – Sara Michelena |
| Responsables del Proceso Políticas Sociales : Hogares Estudiantiles | Berónica Berón – Cecilia Cabral |
| Responsables del Proceso Políticas Sociales : Becas MEC | Alejandra Fagini |
| Responsable de los Procesos de Políticas Sociales en Young | Sara Michelena |
| Responsable de los Procesos de Políticas Sociales en Nuevo Berlín | Carmen Canoniero |
| Responsable de los Procesos de Políticas Sociales en San Javier | Laura Terra – María Naumov |
| Responsable del Proceso de Arrendamiento de Maquinaria Agrícola en Fray Bentos | Sergio López |
| Responsable del Proceso de Cultura (Biblioteca): Préstamo de libros a domicilio y en sala (Fray Bentos) | María José Porro |
| Responsable del Proceso de Cultura (Biblioteca): Préstamo de libros a domicilio y en sala (Young) | Dora Corbalán |
| Responsable de los procesos de Administración de Las Cañas | Felicia Espina |