Coordinación de Calidad - PRCC16
1. OBJETIVO/ALCANCE
Este documento tiene como objetivo establecer la operativa general y las responsabilidades para el diseño de servicios en la Intendencia Municipal de Río Negro (IMRN).
2. REFERENCIAS
- Norma ISO 9001:2000 -Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos
- PR.CC.03 – Procedimientos: Elaboración y contenido
- DOC.CC.00 - GLOSARIO - Términos y definiciones
- Manual de Calidad de la IMRN
3. DEFINICIONES
Para este documento se aplican las definiciones del DOC.CC.00.
4. RESPONSABILIDADES
Responsable del Proceso (donde se diseña un nuevo servicio) - por el cumplimiento del presente procedimiento.
5. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
5.1. Datos de Entrada
El Responsable del Proceso nuevo a diseñar, así como el Director / Responsable de la Dirección / Área y otros integrantes de la misma, pueden identificar elementos de entrada al proceso de diseño, los cuales son registrados en la planilla de Planificación y Seguimiento de las Etapas de Diseño (REG.CC.22), por parte del Responsable del Proceso nuevo a diseñar.
Los datos de entrada pueden incluir entre otros: requisitos funcionales y de desempeño aportados por el Cliente o por el Responsable del Proceso nuevo a diseñar, requisitos legales y reglamentarios, información de diseños previos similares, etc.
5.2. Definición del Equipo de Diseño
Una vez obtenidos los datos de entrada, el responsable del proceso nuevo a diseñar selecciona el personal necesario para integrar el equipo.
Si la decisión del Diseño está basada en una solicitud de un cliente o grupo de clientes, se puede integrar al Equipo un representante del cliente.
El Responsable del Proceso nuevo a diseñar es el Responsable del Equipo de Diseño, y tiene las siguientes responsabilidades:
- Definir el Plan de diseño y actualizaciones en acuerdo con el Equipo de Diseño
- Controlar la documentación emergente del desarrollo y revisión del diseño, según el PR.CC.05 (Control de Documentos)
- Coordinar las reuniones del Equipo de Diseño
- Distribuir la información necesaria entre los integrantes del Equipo de Diseño.
Estos datos se registran en la planilla de Planificación y Seguimiento de las Etapas de Diseño (REG.CC.22)
5.3. Estudio de factibilidad
Una vez obtenidos los datos de entrada se estudia la disponibilidad de los recursos necesarios y que estén disponibles de acuerdo a las necesidades establecidas por el cliente o por el responsable del proceso nuevo a diseñar, según corresponda. En base a dicho estudio el responsable del proceso nuevo a diseñar decide si es factible o no el diseño. Dichos datos se registran en la planilla de Planificación y Seguimiento de las Etapas de Diseño (REG.CC.22).
5.4. Planificación y Seguimiento
Una vez definido los requisitos y aceptada la capacidad de realización del diseño, el Equipo de Diseño planifica y hace el seguimiento del Diseño según modelo de planilla (REG.CC.22).
5.4.1. Definición de las actividades, Responsables y Plazos
El Equipo de Diseño define las actividades a desarrollar durante el diseño, personal responsable de las mismas y plazos, para poder realizar el diseño en forma adecuada. En dichas actividades deben constar por lo menos las etapas de revisión, verificación, validación, aprobación e implantación. En caso de ser necesario la definición de equipos, recursos e interrelaciones se registra en el campo observaciones.
5.4.2. Seguimiento del Diseño
A cada una de las actividades planificadas del Diseño se le hará un seguimiento de manera de asegurarse el avance y cumplimiento de la/s misma/s, así como posibles alteraciones o cambios. Aquí se identificarán todos los documentos y registros que surjan de cada etapa (REG.CC.22).
5.4.3 Cambios del Diseño
A lo largo del proceso de diseño, durante las etapas de revisión, puede surgir la necesidad de realizar cambios al proyecto original.
Las modificaciones en los requisitos a cumplir deberán quedar registradas en la planilla de Planificación y Seguimiento de las Etapas de Diseño (REG.CC.22), en el campo observaciones.
El responsable del Equipo de Diseño informa a todos los colaboradores involucrados de los cambios ocurridos y elimina todos aquellos documentos que resulten obsoletos debido a los cambios realizados.
5.5. Revisiones del diseño
Las revisiones del diseño las realizará el Equipo de Diseño en cualquiera de las etapas de la implementación del plan de diseño, cada vez que lo considere necesario.
Durante el estudio de revisión deberán tomarse en cuenta las siguientes preguntas:
- Son adecuados los elementos de entrada para llevar cabo el diseño?
- Son satisfechos los requisitos del servicio nuevo?
- Es adecuada la planificación del diseño?
- Se han controlado los cambios y sus efectos, identificando y corrigiendo problemas durante el desarrollo del diseño?
- Se han detectado oportunidades de mejora para el proceso de diseño?
- Se ha evaluado el impacto potencial del nuevo servicio en el medio ambiente, si corresponde?
- Son válidas las suposiciones hechas durante el proceso de diseño?
- Se cumplen todas las necesidades para el nuevo servicio planificado?
El Equipo de Diseño evalúa el nuevo servicio diseñado, dicha evaluación se referencia en el registro de Planificación y Seguimiento de las Etapas de Diseño (seguimiento).
5.6. Datos de Salida
Como resultado del diseño, los datos obtenidos se registran en la planilla de Planificación y Seguimiento de las Etapas de Diseño (REG.CC.22).
Los datos de salida pueden incluir entre otros: plan de calidad del nuevo servicio, procedimientos, etc.
5.7. Verificación
El Equipo de Diseño realiza la verificación del diseño, contrastando los datos de entrada, con los datos de salida.
El resultado de la verificación se referencia en el registro de planificación y seguimiento de las etapas de diseño (seguimiento).
5.8. Validación
El Equipo de Diseño y de ser necesario en conjunto con el cliente, realiza la validación del diseño, de ser necesario, para asegurar que el nuevo servicio diseñado satisface la utilidad esperada. La validación de ser necesaria se realiza de acuerdo a lo previsto en el punto 7.5.2 de la Norma ISO 9001:2000.
El resultado de la validación se registra en el registro de planificación y seguimiento de las etapas de diseño (seguimiento).
5.9. Aprobación del diseño
El responsable del servicio nuevo a diseñar es el encargado de la aprobación del diseño revisado y verificado. La aprobación constituye la autorización para la ejecución del Proceso nuevo diseñado según se halla definido en el plan y significa que el diseño puede realizarse.
El responsable de realizar la aprobación, en caso de resultar negativa, debe establecer qué etapa del desarrollo del diseño deberá ser redefinida (los datos de entrada, el plan de diseño o el diseño en sí).
La aprobación se registra por firma del responsable en el registro de planificación y seguimiento de las etapas de diseño (seguimiento) (REG..CC.22).
5.10. Implantación
Una vez aprobado el diseño, el Representante de la Dirección es responsable de asignar los recursos necesarios para la ejecución del nuevo servicio diseñado.
5.11. Modificación del diseño
En aquellas situaciones que se plantee la necesidad de realizar cambios al diseño una vez implantado, se aplica el proceso completo para el rediseño de un servicio.
Dichas modificaciones se registran indicando cambios necesarios, acciones propuestas, responsables y plazos para las mismas.
6. REGISTROS
De la aplicación del presente documento, surgen los siguientes registros:
- REG.CC.22 : Registro de Planificación y Seguimiento de las etapas de diseño
7. ANEXOS
Anexo 1 : REG.CC.22 (Registro de Planificación y Seguimiento de las etapas de diseño)