Coordinación de Calidad - PRCC09
1. OBJETIVOS/CAMPO DE APLICACION
El objetivo del presente documento es establecer la integración y las reglas de funcionamiento de los Grupos de Mejora (GDM), así como las responsabilidades de sus integrantes.
2. REFERENCIAS
- Manual de Calidad de la IMRN
- ISO 9001:2000 - Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos
- PR.CC.00 - Sistema de Normalización – Directrices
- PR.CC.03 - Procedimientos - Elaboración y Contenido
- DOC.CC.00 - GLOSARIO - Términos y definiciones
3. DEFINICIONES
Para este documento se aplican las definiciones del DOC.CC.00
4. RESPONSABILIDADES
Coordinador de Calidad - Por ser miembro permanente e integrador de los GDM en cada una de las Direcciones / Áreas.
Director / Responsable de cada Dirección / Área - Por la designación del GDM en cada área y por la integración de miembros de las áreas de apoyo si procede.
Responsable de Calidad – Por realizar las tareas de Secretario del GDM
5. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
5.1 INTEGRACIÓN Y DESIGNACIÓN DEL GDM
a) Todos los procesos (cliente-cliente y de apoyo) de cada una de las Direcciones / Áreas de la IMRN que así lo ameriten, estarán controlados por un Grupo de Mejora a los efectos del control y mejora de sus procesos.
b) El Responsable de Calidad de cada Dirección / Área es quien lidera el Grupo de Mejora, debiendo:
- promover la comunicación entre las partes y la disciplina en el funcionamiento de dicho grupo.
- aprobar, controlar y distribuir la documentación necesaria para el funcionamiento y control del grupo.
- de la misma forma deberá manejar la documentación generada por dicho Grupo de Mejora (informes, actas, agendas, etc.).
c) La integración de los Grupos de Mejora es realizada por el Director / Responsable de cada Dirección / Área siguiendo los siguientes pasos:
- Selecciona uno o más representantes de cada uno de los procesos de su área, para ser designado como miembro permanente del Grupo de Mejora. La designación se hace por escrito.
- Gestiona con los Responsables de las Áreas de apoyo la participación de representantes de dichas áreas como miembros invitados o permanentes en el Grupo de Mejora dependiendo de la participación directa o indirecta de las áreas en los procesos.
- El Coordinador de Calidad de la IMRN integra todos los Grupos de Mejora como miembro permanente.
- El Director / Responsable de la Dirección / Área y el Responsable de Calidad de la Dirección / Área integran el Grupo de Mejora como miembros permanentes.
- Un representante de cada oficina ubicada fuera de Fray Bentos, integra el GDM.
5.2 ACTIVIDADES DE LOS GRUPOS DE MEJORA
a) Despliegan los objetivos de gestión a los procesos cliente-cliente.
b) Definen indicadores y metas operativas propios para los procesos cliente - cliente de cada área.
c) Acuerdan las tareas de cada área para alcanzar las metas establecidas
d) Gestionan la calidad de los procesos de cada Dirección / Área, plantean la resolución de problemas y realizan la evaluación y revisión de los procesos, tomando en cuenta como mínimo:
- Análisis de la evolución de Indicadores
- Evaluación de resultados de las auditorías, si las hubo en el período.
- Acciones preventivas y correctivas
- Reclamos de clientes
- Propuestas de mejora de los Procesos de la Dirección / Área
Dicha revisión se realiza trimestralmente.
e) Generan la documentación de apoyo y registros de calidad para el funcionamiento y control de los procesos.
f) Informan al Comité de Calidad sobre los resultados de la revisión.
5.3 ORGANIZACIÓN Y REGLAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS REUNIONES DE LOS GRUPOS DE MEJORA
a) El Grupo de Mejora (GDM) se reúne una vez cada tres meses como mínimo. El Responsable de Calidad actúa como Secretario del GDM.
b) El Secretario del GDM debe:
- Mantener las agendas e informes (REG.CC.06) de las reuniones del GDM
- Convocar a las reuniones a todos los miembros permanentes y a los invitados que correspondan.
- Distribuir la documentación de apoyo para el funcionamiento y control de los procesos generada por el GDM, si lo hubiera
- Frente a una nueva área integrante del GDM, deberá entregar al representante del área la documentación del proceso a fin de lograr el involucramiento del mismo.
c) La agenda se establece con anterioridad y es comunicada a los miembros del grupo por el Secretario del GDM.
d) Las decisiones se toman por consenso de los miembros del GDM en la misma reunión. De no obtenerse el consenso, la decisión es tomada por el Director / Responsable de la Dirección / Área.
e) Los miembros permanentes o invitados pueden someter al Responsable de Calidad asuntos a tratar para la agenda siguiente.
f) El informe de cada reunión y la agenda de la próxima son registrados y distribuídos por el Secretario del GDM en fecha anterior a la siguiente reunión, en la cual estos informes son aprobados.
g) Cuando los temas a tratar involucran alguna de las áreas de apoyo que participan en el proceso, se invita a la reunión al representante de dicha área, el cual tiene voz y voto en la reunión en que es invitado.
6. REGISTROS
- Agendas de las reuniones del GDM (Nota sin formato predefinido)
- Designación del GDM (Nota)
- Informe trimestral de Revisión del Proceso (REG.CC.08)
7. ANEXOS
Modelo del Informe trimestral del GDM (REG.CC.08)