Coordinación de Calidad - PRCC06
1. OBJETIVO/CAMPO DE APLICACION
El objetivo de este documento es establecer un procedimiento para identificar, recoger, codificar, clasificar, archivar, mantener, disponer y acceder a los registros relativos a la calidad, para el Sistema de Gestión de Calidad de la Intendencia Municipal de Río Negro (IMRN).
2. REFERENCIAS
- Norma ISO 9001:2000 - Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos
- PR.CC.03 - "Procedimientos: Elaboración y contenido"
- DOC.CC.00 - GLOSARIO - Términos y definiciones
3. DEFINICIONES
Para este documento se aplican las definiciones del DOC.CC.00.
4. RESPONSABILIDADES
Coordinador y Responsables de Calidad – por la emisión y control de los registros.
Funcionarios – por el cumplimiento del presente procedimiento.
5. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
5.1 Identificación de cada tipo de registro
Los registros de calidad tienen una identificación unívoca para cada "tipo de registro", la cual es claramente definida en cada área de la IMRN según la conveniencia de la misma y uniforme dentro del área.
Dicha identificación se genera con un código alfanumérico y el número de versión según el siguiente ejemplo: REG.CC.01 Versión 1
Tipo de documento: REG (Registro)
Area: CC (Coordinación de Calidad)
Número secuencial de registro: 01
Número de versión : Versión 1
El registro puede tener un título identificatorio si se entiende necesario.
5.2 Actualización y recolección de datos
La actualización y recolección de datos en los puntos donde los mismos son generados, son definidos por las áreas en sus procedimientos internos.
El llenado de los registros es claramente legible.
De producirse un error en el llenado, no se debe borrar el dato errado y por lo tanto se tacha el mismo y se valida la corrección por medio de la rúbrica de quien llena el registro al lado del error corregido.
5.3 Emisión y control
El Coordinador de Calidad y los Responsables de Calidad de las áreas generadoras de registros son responsables por la emisión y control de los registros.
Cada área mantiene un listado actualizado de todos los tipos de registros de calidad utilizados por la misma, según modelo indicado en el ANEXO 1.
Para aquellos registros cuyo formato o contenido mínimo no estén referenciados en Procedimientos o Instructivos, los responsables por la emisión y control de los registros, mantienen anexados al listado de registros una copia impresa de las versiones vigentes de los formatos de los diferentes registros o de su contenido mínimo, las cuales tendrán indicada la fecha de aprobación de los mismos (concordante con la indicada en la columna “fecha de aprobación de la versión vigente” del listado de registros) y deberán estar firmadas por el responsable correspondiente.
Los responsables de cada Area que disponen de un Listado de Registros de su Area, se aseguran que el Coordinador de Calidad posee siempre una copia de la versión vigente de dicho Listado, enviándole una copia controlada del mismo cada vez que se le realicen modificaciones. De esta forma, el Coordinador de Calidad mantiene en el Punto de Consulta ubicado en la Coordinación de Calidad una copia controlada de los Listados de Registros de todas las Áreas.
La Coordinación de Calidad posee asimismo su propio Listado de Registros ubicado en su Carpeta Administrativa.
5.4. Archivo
Los registros de calidad son archivados en función de una codificación secuencial, la cual puede ser hecha por fecha, número secuencial dentro de un tipo de registros, o el sistema que mejor se aplique a cada área.
Los registros de calidad se archivan en condiciones apropiadas de conservación y de fácil acceso un tiempo definido por cada área. Cada área define el lugar y tiempo de archivo de los registros.
5.5 Eliminación
Luego de cumplido el tiempo de archivo, se dispone de los registros de calidad de acuerdo a lo indicado en la columna “Disposición” del Listado de Registros correspondiente.
6. REGISTROS
De la aplicación del presente documento surgen el siguiente registro:
Listado de los Registros de Calidad (REG.CC.05)
7. ANEXOS
Anexo 1 - Formato Para el Control de los Registros de Calidad
- a) Identificación unívoca del registro (Código), Número de Versión y Nombre o Título del Registro si corresponde.
- b) Documento que lo origina
- c) Nombre de Carpeta y ubicación de la misma o programa donde se archiva.
- d) Tiempo de Archivo
- e) Forma en que se eliminan los registros
- f) Fecha de aprobación de la versión vigente del registro