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Coordinación de Calidad - PRCC01

1. OBJETIVO/CAMPO DE APLICACION

El objetivo de este documento es asegurar que todas las personas que realizan actividades dentro del Sistema de Gestión de Calidad de la IMRN, dispongan de la versión vigente de la documentación aplicable.

Este procedimiento establece las condiciones para la implementación del Sistema de Calidad de la IMRN en lo que refiere a la implantación, distribución, revisión, y control de los documentos de calidad y sus copias.

2. REFERENCIAS

3. DEFINICIONES

Para este documento se aplican las definiciones del documento GLOSARIO, además de las que constan en el Manual de Calidad y en la norma ISO 9000.

4. RESPONSABILIDADES

Coordinador de Calidad y Responsables de Calidad de las Direcciones / Areas – Por la implantación, distribución, revisión y control de los documentos.

Funcionarios – Por cumplir el presente documento y realizar sugerencias para la mejora de los documentos.

5. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

5.1. IMPLANTACION

5.1.1. El Manual de Calidad, los Procedimientos de las Direcciones / Áreas y los Procedimientos del Sistema y los Planes de Calidad de Procesos, por su carácter de utilización restricta y aplicación específica, se consideran implantados a partir de su fecha de aprobación (inicial o revisión), salvo en los casos en que el propio documento especifique un plazo para su implantación, dado que son redactados tomando como base la realidad operativa.

5.1.2. Los Instructivos de Trabajo se consideran implantados luego de cumplidas las etapas de:

Los documentos de calidad aprobados en fecha anterior se adaptarán a los nuevos patrones de normalización en su próxima revisión.

5.2. DISTRIBUCION Y CONTROL

La distribución de las copias de un documento a los funcionarios de la IMRN se puede realizar por escrito o por medio de la red informática. La distribución de copias a personas externas a la IMRN puede ser realizada sólo con la aprobación del Coordinador de Calidad en el caso de documentos del sistema (incluyendo el Manual de Calidad), o del Jefe de la Dirección / Área en el caso de documentos de las Direcciones / Áreas y siempre por copia impresa. Esta copia es identificada en un registro de distribución externa según el siguiente formato:

5.2.1. DISTRIBUCION POR ESCRITO - Esta distribución se realiza en dos clasificaciones:

5.2.1.1. COPIA CONTROLADA - Copia sobre la cual el Coordinador de Calidad en el caso de documentos de aplicación general o el Responsable de Calidad de la Dirección / Área para documentos de aplicación restringida, debe tener total control respecto a su actualización, ocupándose de la sustitución de la misma luego de cada revisión y recogiendo las copias antiguas o canceladas.

5.2.1.2. COPIA NO CONTROLADA - Copia sobre la cual el Coordinador de Calidad o el Responsable de Calidad de la Dirección / Área de la IMRN, según corresponda, no tiene responsabilidad de sustitución a cada actualización del original.

5.2.1.3. El Coordinador de Calidad o el Responsable de Calidad de la Dirección / Área de la IMRN, según corresponda, debe:

5.2.1.4. Toda copia de documento recibe, antes de su distribución, una identificación en su carátula para su clasificación para la distribución como:

5.2.1.5. En el caso de revisión o cancelación de un documento, las copias controladas obsoletas son recogidas por el responsable del control. El original se marca como “ COPIA OBSOLETA” y se archiva. Se archiva como mínimo el original de la versión inmediatamente anterior a la vigente, los más antiguos se pueden destruir. En el caso de documentos cancelados se archiva la última versión por un plazo de seis años.

5.2.1.6. Las copias de los documentos clasificadas como “COPIA CONTROLADA” son guardadas en carpetas debidamente identificadas como “PUNTO DE CONSULTA” en lugares definidos por el Coordinador de Calidad o el Responsable de Calidad de la Dirección / Área (según el caso).

5.2.1.7. La identificación de las carpetas contiene como mínimo la expresión “Punto de Consulta” y el nombre del Área al cual se asigna.

5.2.1.8. Las copias son entregadas contra firma del receptor en la “Hoja de Distribución de Documentos” descrita en 5.2.1.10.

5.2.1.9. Cada punto de consulta tiene como primera hoja una lista de los documentos incluídos en la carpeta. Dicha lista es actualizada cada vez que se actualiza un punto de consulta según el siguiente modelo:

5.2.1.10. Las copias distribuidas son registradas en una hoja de distribución de documento según el siguiente modelo:

5.2.1.11. El Responsable de Calidad de la Dirección / Área ejecuta el Control de Documentos correspondientes a los niveles 3 y 4 del Punto 4 del PR.CC.00 . Una copia controlada de estos documentos se entrega siempre al Coordinador de Calidad. El Coordinador de Calidad ejecuta el Control de Documentos correspondientes a los niveles 1, 2 y 5 del Punto 4 del PR.CC.00.

5.2.2. DISTRIBUCION POR RED INFORMATICA

5.2.2.1. Los documentos del sistema de calidad de la IMRN pueden ser distribuidos a todos los funcionarios a través del sistema informático.

5.2.2.2. Los funcionarios son informados de la aprobación de nuevos documentos y la revisión de los existentes por medio del sistema informático de correo interno. En el caso de documentos correspondientes a los niveles 1, 2 y 5 del Punto 4 del PR.CC.00, el Coordinador de Calidad es responsable de generar dicha información. En el caso de documentos de aplicación restringida (correspondientes a los niveles 3 y 4 del Punto 4 del PR.CC.00), el Responsable de Calidad de la Dirección / Área donde se aplica el documento es el responsable de informar a los funcionarios involucrados.

5.2.2.3. La versión aprobada vigente se encuentra en el sistema informático. Las copias impresas generadas a partir del mismo son “COPIA NO CONTROLADA”.

5.2.3. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Los documentos externos que se utilizan en la IMRN son controlados por el Responsable de Calidad de cada una de las Direcciones / Areas o por el Coodinador de Calidad, según corresponda, a los efectos de asegurar el uso en cada caso de la versión vigente de dichos documentos. A tales efectos se dispone de un listado de documentos externos en cada una de las Direcciones / Áreas, donde se incluyen los documentos externos que se utilizan en las mismas.

5.3. REVISION DE DOCUMENTOS

5.3.1. La revisión de un documento se puede producir como “Revisión Ordinaria” o “Revisión Extraordinaria”. La aprobación de una revisión de documento sigue el mismo proceso que la de la primera versión, descrito en PR.CC.00.

5.3.1.1. La revisión ordinaria se realizará cada tres años.

5.3.1.2. La revisión extraordinaria puede generarse, principalmente, a partir de una de las siguientes causas:

5.3.1.3. En el caso de modificaciones menores a un documento, pueden ser realizadas a mano (en tinta), inicializando y fechando dicha enmienda. Dichas enmiendas son realizadas por la misma función responsable de la aprobación del documento correspondiente.

Incluir las enmiendas en todas las copias (físicas e informáticas) de dicho documento.

Evaluar anualmente durante las auditorías internas como mínimo, si el documento enmendado continúa siendo legible o es necesario una actualización formal del mismo.

5.3.2. Realización de sugerencias

5.3.2.1. Todos los funcionarios u otras personas involucradas en la aplicación de un documento pueden transmitir sugerencias al responsable de su aprobación justificando la causa de las mismas.

5.3.2.2. Las sugerencias se estudian en un plazo no mayor a dos semanas desde su recepción. De considerarse urgente su aplicación, se implementa inmediatamente una revisión extraordinaria del documento en cuestión. Si la sugerencia no amerita una revisión extraordinaria se archiva junto con el documento y se tomará en cuenta en su próxima revisión ordinaria.

5.3.3. Naturaleza de la revisión - En el espacio del encabezado de carátula destinado a tal efecto, se lista la numeración de cada párrafo que fue alterado desde la versión inmediatamente anterior.

6. REGISTROS

Los registros generados por la aplicación de este documento son:

7. ANEXOS

No corresponde.

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