Coordinación de Calidad - PRCC00
1. OBJETIVOS/CAMPO DE APLICACIÓN
Este procedimiento establece las condiciones para la implementación del Sistema de Calidad en las Direcciones / Áreas de la Intendencia Municipal de Río Negro (IMRN) en lo que refiere a sus tipos de documentos, normas estructurales generales, autoridades responsables de su elaboración y autoridades responsables de su aprobación.
2. REFERENCIAS
- Norma ISO 9000:2000- Sistemas de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
- Manual de Calidad de la IMRN
- PR.CC.03 - Procedimientos - Elaboración y Contenido
- PR.CC.04 - Instructivos de Trabajo - Elaboración y Contenido
- PR.CC.01 - Sistema de Normalización - Implantación, distribución, revisión, y control de documentos.
- PR.CC.02 - Planes de Calidad - Elaboración y contenido
- DOC.CC.00 - GLOSARIO - Términos y definiciones
3. DEFINICIONES
Para este documento se aplican las definiciones del DOC.CC.00 (GLOSARIO)
4. RESPONSABILIDADES
Las responsabilidades para las diferentes etapas de la generación de documentos se definen en la siguiente tabla para cada nivel de documentación:
| Jerarquía | Documento | Responsable por la Elaboración | Revisado por | Aprobación |
| 1 | Manual de Calidad de la IMRN | Coordinador de Calidad | CDC | Representante de la Dirección/Intendente Municipal |
| 2 | Documentos del Sistema | Coordinador de Calidad | CDC | Representante de la Dirección/Intendente Municipal |
| 3 | Planes de Calidad | Responsable del Proceso | Personal de Áreas Involucradas | Director/Responsable de la Dirección/Área |
| 4 | Documentación de Aplicación Restringida a un Proceso (PR, IT, etc.) | Responsable del Proceso | Personal de Áreas Involucradas | Director/Responsable de la Dirección/Área |
| 5 | Documentos de la Coordinación de Calidad | Coordinador de Calidad | Representante de la Dirección | Representante de la Dirección/Intendente Municipal |
CDC=Comité de Calidad
Todos los funcionarios – son responsables por el seguimiento de este procedimiento. Aquellos involucrados en actividades de normalización conocen previamente el contenido de este documento, así como el contenido de los documentos PR.CC.01, PR.CC.02, PR.CC.03, PR.CC.04 y el Manual de Calidad.
5. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
5.1. TIPOS DE DOCUMENTOS
Las actividades de normalización de la IMRN están basadas en:
- a) Manual de Calidad de la IMRN
- b) Planes de calidad para definir la secuencia de acciones a llevar a cabo en un proceso, proyecto o contrato específico (PC).
- c) Documentos para describir las actividades específicas, tanto de sistema como operativos: a) Procedimiento (PR), b) Instructivo de Trabajo (IT), c) Documentos sin formato uniforme (DOC)
Cuando un documento se aplica en más de un área, debe ser tratado como documento del sistema e incluído en el nivel 2 de la tabla del punto 4; si es un documento operativo aplicado a un proceso en particular, es según lo indicado en el nivel 4 de la tabla mencionada.
5.2. ELECCIÓN DEL DOCUMENTO
La elección del tipo de documento a utilizar se realiza de acuerdo a la actividad a normalizar, teniendo en cuenta el objetivo y la complejidad necesaria para cada documento.
5.3. FORMATOS PARA LA ELABORACIÓN (Aplicable a PC, PR e IT).
Todos los planes de calidad, procedimientos e instructivos que describen actividades específicas y el formato para su elaboración están establecidos en los documentos: PR.CC.02, PR.CC.03 y PR.CC.04 . Si al elaborar un documento, uno de los capítulos definidos para el mismo no se aplica, se mantiene el número y título de la sección seguido de la expresión “No corresponde”.
5.4. IDENTIFICACIÓN DE PR, IT, PC y DOC
Los documentos que describen actividades específicas se registran, como mínimo, según un código alfanumérico compuesto de tres grupos consecutivos unidos por puntos, indicando:
- a) Tipo de documento
- b) Dirección / Area
- c) Numeración secuencial para cada Dirección / Area correspondiente a la IMRN
5.4.1. Tipo de documento - Grupo formado por letras que identifica el tipo de documento de acuerdo con el punto 5.1.
5.4.2. Direcciones / Áreas - se definen los códigos en el Anexo 1
5.4.3. Numeración secuencial por Dirección / Área - Grupo formado por dos números que identifica el registro secuencial.
NOTA 10: La formación del código de registro se presentará como el ejemplo que sigue:
PR.CC. 00 - Sistema de Normalización - Directrices
Tipo de documento: PR, procedimiento
Area: Coordinación de Calidad - CC
Registro secuencial por Area: 00, documento número cero
5.4.4. Un grupo de dos dígitos denominado “Versión” se incluye en el encabezado e indica el número de veces que el documento fue editado (según PR.CC.01) hasta su edición vigente. La primera versión se numerará como “1”.
5.5. CARATULA
Todas las impresiones de un documento deben tener, en su primer hoja un encabezado y un pie de página, ambos normalizados, con informaciones sobre el documento que permiten la trazabilidad del documento y de su contenido.
5.5.1. El encabezado deberá estar constituido de acuerdo al modelo, incluyendo en cada campo:
- A) Descripción del tipo de documento según la sección 5.4.
- B) Título del documento
- C) Número de Versión del documento. En la etapa de elaboración cuando el documento es aún un borrador, se indica: Borrador xx de Versión xx del documento
- D) Número de página, comenzando con 1 en la carátula y acompañado del número total de páginas del documento, separados por la palabra “de” : Página: 1 de 8
- E) Naturaleza de la revisión: Descripción resumida de las alteraciones realizadas en el documento respecto a la versión vigente inmediatamente anterior (según 5.3.3. de PR.CC.01).
5.5.2. El pie deberá estar constituido de acuerdo al modelo siguiente, incluyendo en cada campo:
- A) Nombre de quien elaboró, según Tabla del punto 4.
- B) Firma de quien elaboró
- C) Fecha de elaboración del documento
- D) Nombre de quien aprobó, según Tabla del punto 4.
- E) Firma de quien aprobó
- F) Fecha en que fue aprobada la versión vigente
5.6. HOJAS INTERNAS DE UN DOCUMENTO
Todas las hojas internas de un documento contienen un encabezado de identificación igual al que figura en la primer hoja, excepto el campo Naturaleza de la Revisión.
5.7 REVISIÓN DEL BORRADOR
Se reúnen todos los involucrados y presentan sus opiniones sobre el borrador a estudio. En caso de opiniones discrepantes el Responsable por la Aprobación del documento toma la decisión definitiva.
5.8 PROCESAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS
El Coordinador de Calidad realiza el procesamiento de los Documentos de niveles 1, 2 y 5 (según la tabla del punto 4), siendo responsable por:
- a) Verificar que todas las direcciones / áreas involucradas en la aplicación de un borrador participen efectivamente en la revisión previa a la aprobación.
- b) Verificar la correlación entre el contenido del borrador y el de algún documento ya existente u otro borrador en elaboración.
- c) Verificar la concordancia entre la presentación del borrador y la especificada en el procedimiento correspondiente a ese tipo de documento.
- d) Identificar los puntos de consulta que deberán recibir copias del documento aprobado, de ser necesario.
- e) Registrar el borrador como documento.
- f) Imprimir el original del documento.
- g) Firmar y obtener la aprobación en el nivel que corresponda según 4.
El Responsable de Calidad de la Dirección / Área para esa tarea, debe realizar el procesamiento de los documentos de aplicación restringida a su Área, asumiendo dentro del mismo todas las tareas descritas (desde a hasta g) para el Coordinador de Calidad.
5.9 APROBACION DE UN DOCUMENTO
La aprobación se realiza por la firma, según corresponda, del responsable de la aprobación en el lugar correspondiente del Pie de Página de la primer hoja del documento.
6. REGISTROS
No corresponden.
7. ANEXOS
ANEXO 1
CODIGOS DE IDENTIFICACION DE DIRECCIONES / AREAS
| Direcciones/Áreas | Códigos |
| Secretaría General | SG |
| Coordinación de Calidad | CC |
| Tránsito y Transporte | TT |
| Promoción Social | PS |
| Departamento de Desarrollo | DD |
| Recursos Humanos | RH |
| Oficina de Compras | OC |
| Centro de Cómputos | CO |
| Servicios Municipales (Mantenimiento) | SM |